Kennisbank
Jaarrekening opstellen: kosten en werkwijze
Wanneer ben je verplicht een jaarrekening op te stellen?
Elke BV in Nederland is wettelijk verplicht een jaarrekening op te stellen. Meer over wat dat traject als geheel inhoudt, lees je op onze pagina over jaarrekening BV uitbesteden. Op deze pagina gaan we dieper in op de verplichting zelf, de werkwijze en wat het opstellen kost.
De verplichting om een jaarrekening op te stellen geldt zonder uitzondering voor iedere BV, ongeacht omvang of activiteit. De wet schrijft voor dat het bestuur de jaarrekening opstelt binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar. Bij een boekjaar dat loopt van 1 januari tot en met 31 december 2026 is de uiterste opsteldatum dus 31 mei 2027. De aandeelhoudersvergadering heeft daarna maximaal twee maanden om de jaarrekening vast te stellen, waarna deponering bij de Kamer van Koophandel moet plaatsvinden binnen acht dagen na vaststelling. In de praktijk betekent dit dat de meeste BV's uiterlijk in augustus deponeren. De termijn kan onder voorwaarden verlengd worden, maar die verlenging is geen automatisme.
Naast de jaarrekening heeft je BV ook een verplichting voor de aangifte vennootschapsbelasting (VPB). Die aangifte is gebaseerd op de fiscale jaarrekening en moet in de meeste gevallen binnen vijftien maanden na afloop van het boekjaar worden ingediend. De jaarrekening en de VPB-aangifte zijn twee afzonderlijke documenten, maar ze zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Een fout of omissie in de jaarrekening werkt direct door in de aangifte.
Heeft je BV een holding die aandelen houdt in een werkmaatschappij, dan is er in beginsel ook sprake van een geconsolideerde jaarrekening. Daarin worden de cijfers van de holding en de werkmaatschappij samengeteld alsof het één onderneming betreft. Voor kleine concernstructuren geldt een vrijstelling van de consolidatieplicht, maar of je daaronder valt, hangt af van specifieke criteria rond omvang en de onderlinge verhouding tussen de entiteiten. Wij beoordelen dit voor je situatie en verwerken het correct.
Een VOF (vennootschap onder firma) valt buiten de wettelijke jaarrekening-verplichting die voor BV's geldt. Een VOF heeft geen eigen rechtspersoonlijkheid en is niet verplicht te deponeren bij de KvK. De vennoten leggen verantwoording af via de inkomstenbelasting. Heb je een VOF en overweeg je te groeien naar een BV, dan beginnen de verplichtingen wel degelijk op het moment van oprichting van de BV.
Hoe wordt een fiscale jaarrekening opgesteld: de werkwijze
Het opstellen van een fiscale jaarrekening voor een BV is geen invuloefening. Het vereist dat de volledige financiële administratie klopt, dat correcties worden doorgevoerd en dat de jaarrekening aansluit op de wettelijke vereisten voor je groottecategorie. Wij onderscheiden drie groottecategorieën: micro, klein en middelgroot. De meeste BV's van onze klanten vallen in de categorie micro of klein, maar de indeling bepaalt welke posten je verplicht moet toelichten en welke vrijstellingen je mag toepassen.
Een voorbeeld jaarrekening voor een micro-BV bestaat doorgaans uit een verkorte balans en een beperkte toelichting. Wettelijk mag een micro-BV een sterk vereenvoudigd model deponeren. Een voorbeeld jaarrekening voor een kleine BV kent meer verplichte onderdelen, waaronder een winst-en-verliesrekening en een uitgebreidere toelichting op de gehanteerde grondslagen. De inhoud van je jaarrekening hangt dus direct af van de omvang van je BV.
De werkwijze bij Nummerix ziet er als volgt uit. We starten met het afsluiten van de boekhouding over het afgelopen jaar: we controleren of alle transacties correct zijn geboekt, verwerken eventuele correctieboekingen en stellen de proef-en-saldibalans op. Vervolgens stellen we de commerciële jaarrekening op: balans, winst-en-verliesrekening en toelichting. Daarna verzorgen we de fiscale verwerking voor de VPB-aangifte. De fiscale jaarrekening wijkt op een aantal punten af van de commerciële jaarrekening, bijvoorbeeld door fiscale afschrijvingsregels of de behandeling van voorzieningen. Na je akkoord dienen we de VPB-aangifte in en deponeren we de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel.
Vraag je je af of je de jaarrekening zelf kunt opstellen? Dat is wettelijk toegestaan, maar in de praktijk raden wij het af voor BV's met enige complexiteit. Zelf de jaarrekening opstellen vereist kennis van de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving, de fiscale winstberekening en de juiste groottecategorie. Een onjuist opgestelde jaarrekening leidt tot een onjuiste VPB-aangifte en mogelijk ook tot bestuurlijke aansprakelijkheid als later blijkt dat de cijfers niet klopten. Bovendien loop je het risico de deponeringsdatum te missen, met serieuze gevolgen als resultaat.
De kosten voor het opstellen van een jaarrekening bij Nummerix zijn onderdeel van het vaste maandbedrag dat we vooraf afspreken. Er is geen apart tarief voor de jaarrekening, geen nacalculatie voor extra uren en geen verrassing aan het einde van het boekjaar. Vraag je een offerte aan, dan zie je binnen één werkdag wat je maandbedrag wordt, gebaseerd op de omvang en complexiteit van je BV. Voor BV's die uitsluitend de jaarrekening en VPB-aangifte willen uitbesteden (zonder doorlopende boekhouding) bieden wij een losstaand traject aan. Ook daarvoor geldt een vooraf vastgesteld bedrag, ex btw.
FAQ
Veelgestelde vragen
Moet een BV altijd een jaarrekening opstellen?
Ja, elke BV in Nederland is wettelijk verplicht om een jaarrekening op te stellen, ongeacht de omvang of het aantal transacties in het boekjaar. De verplichting geldt ook als de BV een heel jaar niet actief was. Alleen de omvang van de BV bepaalt welk model je moet hanteren en hoeveel je verplicht moet toelichten.
Wanneer moet de jaarrekening van een BV klaar zijn?
Het bestuur moet de jaarrekening opstellen binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar. Bij een boekjaar dat eindigt op 31 december 2026 is de uiterste datum voor opstelling dus 31 mei 2027. Na vaststelling door de aandeelhoudersvergadering moet je de jaarrekening binnen acht dagen deponeren bij de Kamer van Koophandel. Te laat deponeren heeft serieuze gevolgen; lees daar meer over op onze pagina over de gevolgen van te laat deponeren.
Wat is het verschil tussen een commerciële en een fiscale jaarrekening?
De commerciële jaarrekening geeft een getrouw beeld van de financiële positie van je BV en wordt opgesteld volgens de Nederlandse wet en de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving. De fiscale jaarrekening is de grondslag voor de aangifte vennootschapsbelasting en wijkt op een aantal punten af, bijvoorbeeld door andere afschrijvingsregels of de behandeling van voorzieningen. Beide documenten zijn verplicht en worden door Nummerix tegelijk opgesteld.
Kan ik de jaarrekening van mijn BV zelf opstellen?
Dat is wettelijk toegestaan, maar het vereist gedegen kennis van de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving, de fiscale winstberekening en de juiste groottecategorie voor je BV. Een fout in de jaarrekening werkt direct door in de VPB-aangifte en kan leiden tot bestuurlijke aansprakelijkheid als de cijfers later onjuist blijken te zijn. Voor BV's met enige complexiteit is uitbesteden vrijwel altijd verstandiger.
Wat kost het opstellen van een jaarrekening bij Nummerix?
Als je de volledige boekhouding bij ons uitbesteedt, is de jaarrekening onderdeel van je vaste maandbedrag, ex btw, vooraf afgesproken, zonder nacalculatie. Voor BV's die uitsluitend de jaarrekening en VPB-aangifte willen uitbesteden bieden wij een losstaand traject aan voor een vooraf vastgesteld bedrag, ex btw. Vraag je een offerte aan, dan weet je binnen één werkdag wat het wordt.
Moet een holding ook een aparte jaarrekening opstellen?
Ja. Elke BV, dus ook een holding, is een zelfstandige rechtspersoon met een eigen jaarrekeninglerverplichting. Heeft je holding aandelen in een werkmaatschappij, dan kan er daarnaast een verplichting bestaan om een geconsolideerde jaarrekening op te stellen. Voor kleinere concernstructuren geldt een vrijstelling, maar of je daaronder valt, hangt af van specifieke criteria. Wij beoordelen dat voor je situatie en verwerken het in de jaarrekening.
Vragen over je eigen situatie?
Een kennismakingsgesprek is gratis en vrijblijvend. Liever meteen weten wat het kost? Vraag een offerte aan.