Privacybeleid
Nummerix hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens en gaat daar zorgvuldig mee om. In dit privacybeleid leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten je hebt.
1. Wie zijn wij?
Nummerix is een boekhoudkantoor dat zich richt op volledige financiële administratie voor besloten vennootschappen, waaronder btw-aangiftes, vennootschapsbelasting, jaarrekeningen, loonadministratie en aanverwante dienstverlening. Wij werken volledig op afstand en zijn actief in heel Nederland.
Nummerix is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de persoonsgegevens die via onze website en in het kader van onze dienstverlening worden verwerkt. Onze contactgegevens zijn: Nummerix, Wilhelminakade 173, 3072 AP Rotterdam, KvK-nummer 97458309, e-mail info@nummerix.nl, telefoon 010 381 07 38, website https://nummerix.nl.
2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze diensten of die je vrijwillig aan ons verstrekt. Dit betreft onder meer: identificatiegegevens (naam, functie, geboortedatum), contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer, postadres), financiële en fiscale gegevens (rekeningnummers, omzetcijfers, loongegevens, BSN-nummer voor zover vereist door belasting- en loonwetgeving) en bedrijfsgegevens (KvK-nummer, rechtsvorm, aandeelhoudersstructuur).
Wanneer je via onze website contact met ons opneemt of een aanvraag indient, verwerken wij tevens de gegevens die je in dat contactformulier of bericht verstrekt, zoals je naam, e-mailadres en de inhoud van je bericht. Wij verzamelen geen bijzondere categorieën persoonsgegevens, tenzij dit uitdrukkelijk noodzakelijk is voor een specifieke wettelijke verplichting.
3. Voor welke doeleinden verwerken wij je gegevens?
Wij verwerken je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: (a) het uitvoeren van de met jou gesloten overeenkomst, waaronder het voeren van de financiële administratie, het opstellen en indienen van btw- en belastingaangiftes, het verzorgen van de jaarrekening en het uitvoeren van loonadministratie; (b) het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht en verplichtingen die voortvloeien uit de Wet op het financieel toezicht of de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft); (c) het beantwoorden van je vragen of verzoeken via e-mail, telefoon of contactformulier.
Wij verwerken je gegevens niet voor marketingdoeleinden zonder je voorafgaande toestemming. Indien wij je willen benaderen voor commerciële communicatie, vragen wij hiervoor je expliciete toestemming en kun je je te allen tijde afmelden.
4. Op welke rechtsgronden baseren wij de verwerking?
Elke verwerking van je persoonsgegevens is gebaseerd op een van de volgende grondslagen uit de AVG: (a) uitvoering van een overeenkomst — de verwerking is noodzakelijk om de diensten te leveren die je bij ons hebt afgenomen; (b) wettelijke verplichting — wij zijn op grond van belasting- en boekhoudregelgeving verplicht bepaalde gegevens te verwerken en te bewaren; (c) gerechtvaardigd belang — voor het beantwoorden van vragen van potentiële klanten en voor de beveiliging van onze systemen, voor zover je belangen niet zwaarder wegen dan het onze; (d) toestemming — voor verwerkingen waarvoor geen andere grondslag van toepassing is, vragen wij je uitdrukkelijke toestemming, die je altijd kunt intrekken.
Voor de verwerking van het burgerservicenummer (BSN) baseren wij ons op de wettelijke verplichting die voortvloeit uit de loon- en belastingwetgeving. Het BSN wordt uitsluitend verwerkt voor zover dit wettelijk vereist is.
5. Hoe lang bewaren wij je gegevens?
Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is. Voor fiscale en financiële gegevens geldt op grond van de Belastingwet een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar na het einde van het boekjaar waarop de gegevens betrekking hebben. Aan deze termijn houden wij ons strikt.
Gegevens die je verstrekt via een contactformulier of e-mail en die niet leiden tot een overeenkomst, bewaren wij zolang als noodzakelijk is om je vraag te beantwoorden en een redelijke periode daarna, tenzij je verzoekt om eerdere verwijdering. Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden je gegevens veilig vernietigd of geanonimiseerd.
6. Delen wij je gegevens met derden?
Nummerix verstrekt je persoonsgegevens niet aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten, wij daartoe wettelijk verplicht zijn of je hiervoor toestemming hebt gegeven. In het kader van onze dienstverlening maken wij gebruik van externe verwerkers, zoals aanbieders van boekhoud- en salarissoftware, beveiligde cloudopslag en e-maildiensten. Met deze verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten om te borgen dat zij je gegevens op een veilige en AVG-conforme wijze behandelen.
Wij verstrekken je gegevens aan overheidsinstanties zoals de Belastingdienst uitsluitend voor zover wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Je gegevens worden niet verkocht aan derden en niet doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij er passende waarborgen zijn getroffen die een gelijkwaardig beschermingsniveau garanderen.
7. Beveiliging van je persoonsgegevens
Nummerix neemt passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking of misbruik. Denk hierbij aan versleutelde verbindingen (SSL/TLS) voor datatransport, toegangsbeveiliging met sterke authenticatie, beperkte toegang tot gegevens op basis van het 'need-to-know'-principe en regelmatige back-ups.
In het onwaarschijnlijke geval van een datalek dat een risico oplevert voor je rechten en vrijheden, zullen wij dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens binnen de wettelijk voorgeschreven termijn van 72 uur. Indien het datalek waarschijnlijk een hoog risico voor jou meebrengt, informeren wij je hier zo snel mogelijk persoonlijk over.
8. Je rechten als betrokkene
Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens: (a) recht op inzage — je kunt opvragen welke gegevens wij van je verwerken; (b) recht op rectificatie — je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren; (c) recht op verwijdering ('recht op vergetelheid') — je kunt verzoeken je gegevens te verwijderen, voor zover geen wettelijke bewaarplicht van toepassing is; (d) recht op beperking van de verwerking — je kunt verzoeken de verwerking tijdelijk te beperken; (e) recht op dataportabiliteit — je kunt je gegevens in een gangbaar digitaal formaat opvragen; (f) recht van bezwaar — je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
Om gebruik te maken van een van deze rechten kun je contact met ons opnemen via info@nummerix.nl of telefonisch via 010 381 07 38. Wij reageren binnen vier weken op je verzoek. Indien je van mening bent dat wij je gegevens niet conform de AVG verwerken, heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
9. Cookies en websitegebruik
Onze website https://nummerix.nl kan gebruik maken van functionele cookies die strikt noodzakelijk zijn voor het correct functioneren van de website, zoals het onthouden van je voorkeursinstellingen gedurende een sessie. Voor het plaatsen van functionele cookies is geen toestemming vereist. Mocht de website analytische of tracking-cookies gebruiken waarmee je gedrag over meerdere sessies wordt gevolgd, dan vragen wij hiervoor vooraf je toestemming via een cookiebanner.
Via je browserinstellingen kun je cookies weigeren of verwijderen. Houd er rekening mee dat het uitschakelen van bepaalde cookies de functionaliteit van de website kan beperken. Dit privacybeleid is voor het laatst bijgewerkt in 2025. Wij behouden ons het recht voor dit beleid te wijzigen; de meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website.